كتابة مذكرة عمل واضحة

تُعتبر المذكرات أسلوبًا مفيدًا لموافاة الزملاء بآخر المستجدات أو تقديم إعلانات هامة في مكان العمل.

 

كيف تكتب مذكرة عمل

 

لموافاة زملائك بمعلومات أو إعلان هام في مكان العمل، يمكنك إرسال مذكرة عمل، فهي الوسيلة الأمثل لمخاطبة جمهور محدد ضمن سياق رسمي. 

 

المذكرة هي وثيقة تصاغ غالبًا باستخدام معالج نصوص وتتم طباعتها لنشرها. التنسيق مماثل لتنسيق البريد الإلكتروني: يبدأ عادة بعنوان يدرج أسماء المستلمين وتفاصيل أخرى. لنلقِ نظرة عن كثب على محتوى العنوان. 

 

محتوى العنوان

 

• إلى: يضم هذا الحقل اسم المستلم والمسمى الوظيفي - على سبيل المثال: ميراندا لاوسون، رئيسة قسم التسويق. إذا كنت توجّه المذكرة لمجموعة مختصة، اذكر اسم المجموعة - على سبيل المثال، قسم المحاسبة.

• مِن: يضم هذا الحقل اسمك ومسماك الوظيفي.

• التاريخ: يضم هذا الحقل التاريخ الكامل - الشهر واليوم والسنة.

• الموضوع: تأكد من صياغة الموضوع بشكل مختصر ووصفي.

 

تختلف المذكرات عن الرسائل الإلكترونية أو الخطابات في عدم احتوائها على صيغ التحية مثل: "عزيزتي الآنسة"، بل يمكنك البدء مباشرة بالنص. عند البدء بكتابة فقرة في المذكرة، احرص دائمًا على إضافة النقطة الرئيسية للفقرة أولاً. ويمكنك استخدام تعداد نقطي أو رقمي لعرض النقاط أو القوائم بكل وضوح. سيساعد ذلك في إضفاء طابع مباشر وسهل المتابعة على كتابتك. 

 

وبشكل عام، لا تحتوي المذكرات على عبارات وداع. ومع ذلك، قد يكون ملائمًا إدراج عبارة وداع بناءً على محتوى رسالتك أو أسلوب شركتك ويفضَّل أن تكون العبارة مختصرة. تذكّر أن المراجعة والتنقيح عملية مهمة لضمان جودة أي وثيقة. قبل إرسال مذكرتك لجمهورك، لا تنسَ طلب رأي أحد الزملاء للتأكد من فعالية ومهنية رسالتك. 

 

مذكرات الأعمال هي وسيلة فعّالة لنشر المعلومات بين الزملاء. ومع الممارسة والدراسة، تصبح مذكراتك أكثر فعالية ودقة بوقت قصير.