كتابة بريد إلكتروني فعّال خاص بالعمل

يُعد البريد الإلكتروني حجر الأساس لاتصالات الأعمال. على مر السنين، طوّرت رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالأعمال أسلوبًا وهيكلاً يمكنك استخدامه للمساعدة في إنشاء رسائل أكثر فاعلية.

 

أساسيات صياغة البريد الإلكتروني الخاص بالعمل

 

اعتُبر البريد الإلكتروني على مر العقود القليلة الماضية حجر الأساس لاتصالات الأعمال. وطوّر خلال ذلك الوقت أسلوبًا وهيكلاً فريدًا.

 

1- يجب أن تكون جميع الرسائل الإلكترونية الخاصة بالأعمال مباشرة وواضحة وسهلة القراءة. ومع ذلك، يمكن أن تتباين الصياغة الرسمية لكتابتها وفق عوامل ذات صلة بشركتك أو قرّائك أو الموضوع أو أي عوامل أخرى. 

 

2- مهما كانت الرسالة التي أنت بصدد كتابتها، تذكر أن تحافظ على أسلوب المهنية، فلا مجال للتراجع عن الرسالة الإلكترونية بعد النقر على زر "إرسال". يمكن نسخ الرسائل الإلكترونية وإرسالها لآخرين بشكل غير محدود، فتأكد من اختيارك للكلمات بعناية. 

 

3- أما في ما يتعلق بعنوان الرسالة، فاحرص على أن يكون مختصرًا ووصفيًا. فإذا كان مبهمًا أو غير مترابط، قد تفقد اهتمام القرّاء. يتطلب إرسال كل رسالة إلكترونية تحديد مستلم واحد على الأقل، ولكن إذا كنت ترغب بإرساله لعدة مستلمين، يمكنك استخدام حقل نسخة طبق الأصل (CC). سيبقي ذلك القرّاء الإضافيين على اطّلاع من دون إلزامهم بالرد. 

 

4- احرص على إلقاء التحية بأسلوب موجز ووديّ وخاطِب المستلم باسمه إذا كنت تعرفه. يفضَّل استخدام الاسم الأول إذا كنت تعرف المستلم ويمكنك كذلك استخدام اسم العائلة إذا كنت ترغب بتوجيه خطاب أكثر رسمية. 

 

5- في نص الرسالة الرئيسي، ابدأ بنقطتك الأساسية لجذب انتباه القارئ واتبع أسلوبًا دقيقًا ومباشرًا في الكتابة. إذا كنت بحاجة لرد من قرّائك، أضِف دعوة لاتخاذ إجراء ليعرفوا كيفية الرد على الرسالة. وتأكد عند إرفاقك لملف في الرسالة الإلكترونية من ذكر ذلك في نص الرسالة المعنية. 

 

6- عند الوصول لنهاية الرسالة، أضف عبارة وداع سريعة مثل "شكرًا لك" أو "مع أطيب التحيات"، ثم أضِف اسمك ومعلومات الاتصال بك.

 

إن كتابة الرسائل الإلكترونية بأسلوب موجز ودقيق هي مهارة قوية يمكنك تنميتها مع الممارسة المستمرة. واظب على الكتابة والتعلّم وستصبح خبيرًا في التواصل عبر البريد الإلكتروني.